Tupoksi AMI

URAIAN TUGAS UNIT AUDIT MUTU INTERNAL POLITEKNIK NEGERI MEDAN

Proses pengujian yang sistematik, mandiri, dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di Politeknik Negeri Medan sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan kebijakan/standar/ketentuan/peraturan untuk mencapai tujuan institusi.

Fungsi Audit Mutu Internal:

  1. Memastikan implementasi system manajemen mutu internal sesuai dengan sasaran/tujuan
  2. Mengidentifikasi peluang perbaikan system manajemen mutu internal
  3. Memastikan system manajemen mutu internal memenuhi standar/ regulasi
  4. Mengevaluasi efektifitas penerapan system penjaminan mutu internal
  5. Memastikan system menajemen memenuhi standar/regulasi
  6. Melaksanakan dan melakukan monitoring dan evaluasi Audit Mutu Internal (AMI) terhadap
    implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Politeknik Negeri Medan.

Ketua Audit Mutu Internal

Ketua Audit Mutu Internal adalah Dosen yang ditugaskan berdasarkan Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Medan bersifat independen untuk pelaksanaan evaluasi SPMI pada Politeknik Negeri Medan.

Uraian Tugas Ketua Audit Mutu Internal:

  1. Menentukan jadwal untuk melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI)
  2. Menentukan tim auditor untuk melaksanakan Audit Mutu Intenal (AMI)
  3. Merencanakan audit dokumen dan membagi tugas kepada semua anggota tim auditor tentang dokumen yang harus di audit yang menjadi tanggung jawabnya.
  4. Merencanakan program Audit Mutu Internal dengan membuat jadwal dan daftar pengecekan audit yang baik.
  5. Menentukan dan melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit sebelumnya dengan efektif.
  6. Melakukan audit dokumen/ System/Desk Evaluation sesuai lingkungan yang telah ditetapkan dengan membuat daftar tilik (checklist)
  7. Menetapkan jadwal audit lapangan (site visit) berdasarkan daftar tilik yang dibuat auditor.
  8. Melaksanakan audit lapangan di tempat di tempat obyek audit (audit kepatuhan).
  9. Menyusun laporan Audit Mutu Internal (AMI) meliputi praktik baik, rekomendasi, peningkatan mutu dan temuan (KTS, OB), serta PTK.
  10. Melakukan rapat penutupan tim auditor.
  11. Melaporkan dan menyerahkan kepada manajemen laporan audit untuk Rapat Tinjauan Manajemen.

Sekretaris Audit Mutu Internal

Sekretaris Audit Mutu Internal adalah Dosen yang ditugaskan berdasarkan Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Medan bersifat independen untuk membantu Ketua Audit Mutu

Uraian Tugas Sekretaris Audit Mutu Internal:

  1. Menjaga kerahasiaan seluruh proses siklus Audit Mutu Internal (AMI).
  2. Membuat jadwal untuk melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI)
  3. Membuat daftar tim auditor untuk melaksanakan Audit Mutu Intenal (AMI)
  4. Melakukan kontrol dokumen SPMI yang di laporkan/Upload oleh Prodi dan unit untuk persiapan audit dokumen.
  5. Mengawasi dan meminta laporan kemajuan laporan/upload dokumen oleh Prodi dan unit kepada administrasi/ operator SPMI di tingkat lembaga.
  6. Merekap laporan kemajuan upload dokumen SPMI dari Prodi dan unit untuk persiapan pembuatan daftar tilik.
  7. Membantu ketua Audit Mutu Internal (AMI) dalam mengelola administrasi pada unit Audit Mutu Internal.
  8. Membantu ketua Audit Mutu Internal (AMI) dalam mempersiapkan perencanaan audit.
  9. Membantu ketua Audit Mutu Internal (AMI) dalam pelaksanaan audit.
  10. Membantu ketua Audit Mutu Internal (AMI) dalam pelaporan audit.
  11. Membantu tugas ketua audit mutu internal lainnya yang ditetapkan kemudian

Administrasi Audit Mutu Internal

Staf Administrasi Audit Mutu Internal adalah staf yang ditugaskan berdasarkan Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Medan untuk membantu tata kelola administrasi pada unit Audit Mutu Internal.

Uraian Tugas Administrasi Audit Mutu Internal:

  1. Melaksanakan tertib administrasi di unit Audit Mutu Internal (AMI)
  2. Bertanggungjawab pada pengumpulan seluruh dokumen audit dari auditor setiap kali pelaksanaan siklus Audit Mutu Internal baik manual maupun secara sistem.
  3. Membantu sekretaris untuk melaksanakan tata kelola administrasi laporan audit.
  4. Memastikan seluruh dokumen audit tersimpan dengan baik dan terjaga kerahasiaannya

Lead Auditor

Lead Auditor: Orang yang bertugas memimpin proses audit, ditunjuk sesuai dengan surat keputusan direktur untuk mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapa auditor yang dibuktikan dengan sertifikat sertifikasi sebagai Auditor/Assesor Audit Mutu Internal.

Uraian Tugas Lead Auditor:

  1. Bertanggungjawab atas kegiatan internal audit yang dilaksanakan oleh tim audit.
  2. Memimpin pelaksanaan audit dokumen
  3. Melaksanakan site visit sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
  4. Melakukan verifikasi tentang tindak lanjut temuan Audit Mutu Internal (AMI) pada siklus sebelumnya
  5. Memperkenalkan seluruh anggota tim auditor ke auditee saat proses audit berlangsung.
  6. Menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit ke auditee saat proses audit berlangsung
  7. Menyampaikan jadwal pelaksanaan audit untuk disetujui oleh teraudit.
  8. Memimpin audit dengan berpedoman pada checklist yang telah dibuat pada saat audit dokumen/system
  9. Bersama anggota tim membuat catatan-catatan potensi temuan ketaksesuaian yaitu segala sesuatu yang menyimpang terhadap standard an/atau segala sesuatu yang berpotensi menyimpang.
  10. Memverifikasi pada implementasi tindakan koreksi dan melaporkan hasil verifikasi.
  11. Memimpin rapat tim auditor untuk mendapatkan rumusan akhir daftar temuan AMI.
  12. Memimpin rapat penutupan AMI bersama teraudit membahas temuan AMI untuk disepakati baik substansi maupun pernyataan temuan.
  13. Bersama auditee menandatangani daftar temuan audit yang telah disepakati auditee.
  14. Menutup kegiatan Audit Mutu Internal pada auditee.
  15. Mendokumentasikan softkopi semua hasil temuan audit mutu internal.
  16. Menandatangani Berita Acara Audit yang telah di tandatangani lead auditor bersama auditee
  17. Menyerahkan laporan hasil audit kepada ketua Audit Mutu Internal (AMI).

Auditor Mutu Internal

Orang yang bertugas melakukan audit, ditunjuk sesuai dengan surat keputusan direktur Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi atau kemampuan untuk melakukan audit

Uraian Tugas Auditor:

  1. Melakukan audit dokumen bersama tim auditor sesuai dengan lingkup audit yang ditetapkan
  2. Membuat daftar tilik/checklist untuk melaksanakan audit lapangan.
  3. Melakukan visitasi dengan menggunakan daftar tilik/checklist yang telah disusun.
  4. Melakukan audit kepatuhan pada auditee.
  5. Memastikan kesesuaian penerapan standar mutu, Peraturan, Prosedur, Instruksi kerja, dalam rangka peningkatan mutu institusi dan mengurangi risiko ketidaksesuaian standar.
  6. Membuat rekomendasi terhadap hasil temuan audit mutu internal.
  7. Membuat laporan hasil audit mutu internal bersama tim auditor.